Ecrire un cahier des charges de LEA : les bonnes pratiques

Connaître les besoins et attentes des utilisateurs finaux est crucial. Consultez les parties prenantes, comme les tuteurs pour recueillir leurs opinions sur les fonctionnalités essentielles du livret électronique. Cette démarche garantira une solution qui répond aux besoins de tous les acteurs impliqués.

Vous pouvez obtenir des retours d’expérience sur les solutions existantes en visionnant les témoignages clients des éditeurs. De cette façon, vous allez identifier les points forts et les points faibles des solutions existantes pour orienter vos exigences dans le cahier des charges. Les éditeurs régulièrement des témoignages et interviews, que ce soit en article ou sous forme de vidéo. Par exemple, pour le livret électronique d’apprentissage Campus Skills, vous retrouvez des vidéos interviews clients et des articles de témoignages.

Avant de réinventer la roue, familiarisez-vous avec les solutions existantes sur le marché. Identifiez les fonctionnalités couramment disponibles, les meilleures pratiques, et évaluez les retours d’expérience d’autres établissements. Des CFA de votre connaissance ou non, peuvent décrire leur expérience avec un LEA. Cela vous permettra de tirer parti des leçons apprises et d’affiner vos exigences. 

Identifiez les principaux acteurs du marché des livrets électroniques d’apprentissage. Consultez leurs sites web, leurs documentations et leurs rapports d’utilisation. Pour aller plus vite, lisez notre article comparatif de solutions de suivi et de gestion des apprenants. Recherchez des avis d’utilisateurs pour les solutions existantes. Les retours d’expérience des utilisateurs peuvent fournir des informations précieuses sur la convivialité, la performance et la fiabilité des solutions. Identifiez les forces et les faiblesses des solutions existantes en fonction des commentaires d’utilisateurs réels.

Assistez à des démonstrations de produits et à des salons professionnels dédiés à l’éducation et à la technologie. Cela offre l’opportunité de voir les solutions en action, de poser des questions aux fournisseurs et d’obtenir des détails techniques. Engagez des discussions avec les représentants des fournisseurs pour comprendre comment leurs solutions peuvent répondre aux besoins spécifiques de votre institution.

Pour éviter des erreurs coûteuses, établissez des spécifications techniques claires. Cela inclut les normes de sécurité, les compatibilités logicielles, et d’autres aspects techniques. Engagez un expert technique si nécessaire pour garantir la faisabilité et la compatibilité de la solution avec l’infrastructure existante.

Définissez clairement les normes de sécurité que la solution doit respecter. Cela inclut la protection des données des utilisateurs et la conformité aux réglementations de confidentialité. Spécifiez les compatibilités logicielles requises. Assurez-vous que le livret électronique peut fonctionner avec les systèmes d’exploitation utilisés par votre institution (de type ERP, comme Ypareo, Aimaira…) et qu’il est compatible avec les logiciels éducatifs existants (Moodle…). Évaluez la capacité de la solution à évoluer en fonction de la croissance du nombre d’utilisateurs, de contenus et de fonctionnalités.

Demandez une documentation technique détaillée accompagnant la solution. Cela peut inclure des manuels d’utilisation, des présentations de mises en service, et tout autre document technique nécessaire pour la maintenance et la résolution des problèmes.

Anticipez les évolutions futures en intégrant la notion d’évolutivité dans le cahier des charges. La solution devrait être capable de s’adapter aux besoins changeants de l’éducation et aux avancées technologiques sans nécessiter une refonte majeure.

Analysez les prévisions de croissance de votre CFA. Anticipez le nombre d’utilisateurs, d’enseignants et d’étudiants qui utiliseront le livret électronique au fil du temps. Considérez également les éventuelles expansions géographiques ou l’ajout de programmes éducatifs. De ce fait, assurez-vous que la solution offre une flexibilité suffisante pour ajouter de nouvelles fonctionnalités à mesure que vos besoins évoluent. Vous pouvez demander à l’éditeur qu’il présente des plans d’évolution clairs. Cela peut inclure des feuilles de route des fonctionnalités futures, des cycles de mise à niveau réguliers, et des engagements envers l’innovation continue.

Fixez un budget réaliste en prenant en compte tous les coûts associés à l’achat, la mise en œuvre, la formation et la maintenance du livret électronique. Cela évitera les dépassements budgétaires et assurera une gestion financière efficace du projet. Identifiez tous les coûts associés au projet, y compris l’achat initial de la solution, les frais de mise en œuvre, les coûts de formation, les coûts de maintenance et de support technique, ainsi que les éventuels coûts de mise à niveau.

Prévoyez une marge de manœuvre pour les imprévus. Les projets technologiques peuvent parfois rencontrer des obstacles imprévus qui nécessitent des ajustements ou des dépenses supplémentaires. Par exemple, vous pouvez avoir plus d’apprenant que prévu au cours de l’année, ce qui va augmenter le coût de la licence des livrets électroniques d’apprentissage.

Établissez un calendrier de mise en œuvre réaliste en tenant compte des différentes phases du projet, de la sélection du fournisseur à la formation des utilisateurs. Respectez les échéances pour garantir une intégration en douceur et minimiser les perturbations. Identifiez toutes les étapes du projet, de la sélection du fournisseur à la phase de maintenance post-implémentation. Cela peut inclure la phase de sélection, la phase de personnalisation, les tests, la formation des utilisateurs et la transition vers l’utilisation pleine échelle. Divisez le projet en étapes claires pour une gestion efficace.

Identifiez des échéances clés pour chaque étape du projet. Ces échéances aideront à maintenir le projet sur la bonne voie et à évaluer les progrès. Assurez-vous que les échéances sont réalistes et alignées sur les attentes de l’institution. Intégrez des marges de manœuvre pour des retards potentiels. Les projets technologiques peuvent être soumis à des imprévus tels que des problèmes techniques ou des retards de mobilisation de vos équipes.

La rédaction d’un cahier des charges bien pensé est la clé du succès dans l’acquisition d’un livret électronique d’apprentissage. En suivant ces bonnes pratiques, vous maximiserez vos chances de choisir une solution adaptée à vos besoins éducatifs et technologiques, tout en garantissant une intégration réussie dans votre environnement éducatif.