Choisir le bon livret électronique d’apprentissage va au-delà de la simple sélection d’une plateforme. Cet article explore les éléments essentiels à prendre en compte pour garantir le suivi d’apprentissage. Du suivi personnalisé à l’interactivité, de la sécurité des données à un support technique fiable, découvrons ensemble les clés pour choisir le livret électronique qui soutiendra votre parcours éducatif. Pour aller plus loin, découvrez comment mettre en place un suivi pour ses apprenants avec un livret électronique d’apprentissage.
1- Choisir un livret conforme à vos objectifs et à vos besoins
Bien que cela puisse sembler évident, un Livret électronique d’apprentissage doit cocher toutes vos exigences. Il convient de choisir les besoins obligatoires à couvrir par votre futur livret, comme par exemple le fait de pouvoir créer des questionnaires personnalisés. A l’inverse, définissez les besoins qui peuvent être couverts plus tard, par du développement de l’éditeur. De cette façon, si un livret vous plaît mais qu’il ne dispose pas encore d’une fonctionnalité, ne passez pas à côté ! Vous pourrez compter le nombre de spécifications techniques indispensables couvertes par les différentes solutions et ainsi les comparer.
Chez Campus Skills, nous vous conseillons de regarder les dates de mises en place proposées par l’éditeur de logiciel et surtout les dates d’adoption des livrets par les utilisateurs. En effet, une mise en place rapide de l’outil ne signifie pas que vous allez être opérationnel rapidement. Une formation est sans doute nécessaire pour vous et vous équipe, demandez les dates de disponibilité !
Les livrets d’apprentissage doivent être personnalisables dans le contenu, pour que vous puissiez intégrer vos documents. L’alignement du contenu pédagogique permet de correspondre à vos programmes de formation. L’adéquation de ces contenus avec les missions confiées en entreprise vont permettre une meilleure visibilité pour les tuteurs entreprise des apprentissages du jeune. Les compétences incluses dans les livrets sont d’autant plus d’information pour le trinôme sur les apprentissages.
L’évaluation continue dans les livrets est également indispensable pour respecter qualiopi. Un calendrier de temps fort donne de l’information sur les étapes de suivi de l’année. Des pages personnalisables en fonction des utilisateurs vont également donner des informations aux apprenants et aux tuteurs entreprise. Vous pouvez y placer des conseils, ou les informer sur une charte respect par exemple, pour instaurer une communication transparante et améliorer votre relation avec vos entreprises partenaires.
2- Un livret avec une accessibilité multiplateforme
Assurez vous que le livret électronique d’apprentissage fonctionne sur différentes plates-formes. Les LEA doivent être responsive pour s’adapter à tous les supports comme les ordinateurs de bureau, les tablettes et les smartphones. Cela permet aux apprenants d’accéder au contenu n’importe où et à tout moment. Vérifiez qu’une application mobile native est disponible si vos formations le nécessite (BTP, artisanat, agriculture, commerce…)
3- Adaptabilité et personnalisation
Optez pour un livret électronique d’apprentissage qui offre des options d’adaptabilité et de personnalisation. Chaque centre de formation a des besoins différents, et la plateforme devrait pouvoir s’ajuster en fonction des programmes de formations (avec des référentiels dédiées par session). Si vous êtes un grand centre de formation ou un groupe, vous avez plusieurs sites et donc plusieurs Campus. Assurez-vous que le LEA puisse gérer le multi-site (synchronisation ERP, arborescence spécifique…).
Assurez-vous également que les livrets puisse gérer les entrées/sorties permanentes de votre centre de formation si tel est le cas. Les rapports à effectuer au cours de l’année seront donc éditables à des dates variables, en fonction des contrats et non pas fixes.
Pour diffuser un message cohérent avec vos entreprises partenaires, vérifier avant de choisir votre livret que celui-ci peut se mettre à vos couleurs. C’est à dire que le livret a votre chartre graphique, un nom personnalisé, un URL personnalisé etc…
Enfin, pour optimiser l’expérience utilisateur en les soulageant d’un nouveau mot de passe, optez pour le SSO (identification sans mot de passe grâce à un compte déjà existant, google par exemple).
4- Suivi personnalisé et engagement du trinôme
Le suivi personnalisé des apprenants est au cœur du livret électronique d’apprentissage, en offrant une vision détaillée et adaptative de leur parcours éducatif. Exigez de générer des rapports personnalisés en fonction de vos besoins et du besoin de vos trinômes. Cela peut passer par la création d’un certain nombre de rapport, par des notifications automatiques, par du contenu spécifique ou encore par des rapports à éditer au fil de l’eau, et donc non obligatoire. De plus, vérifiez que la communication entre les acteurs du trinôme est facilitée (messagerie, commentaires, demande de rdv en plus et consignation des rdv). Les objectifs et compétences définis pour les formations ne seront que plus explicites. Enfin, exigez qu’un historique de complétude et de performance des formations soit visibles pour les administrateurs et l’historique de validation de compétences, soit visible par le trinôme.
5- Suivi et Évaluation des Performances
La plateforme doit offrir des outils de suivi et d’évaluation des performances des apprenants. Des rapports détaillés sur les progrès individuels et collectifs aideront à mesurer l’efficacité de la formation. Pour cela, vérifiez que les LEA fournissent des statistiques d’avancement et de complétudes des rapports. La validation de compétences et l’auto-évaluation de compétences sont des métrics majeurs pour engager un apprenti. Pour maximiser la complétude des livrets, assurez-vous qu’il puisse inclure la validation de compétences dans les rapports à faire. La validation de compétences est une chose, mais pensez à demander à l’éditeur s’il est possible d’inclure un mimimun requis sur les compétences pour les valider. Pour compléter le tout, un historique des validations tout au long de l’année est obligatoire.
6- Sécurité et confidentialité des données
La sécurité des données est primordiale. Assurez-vous que la plateforme respecte les normes de sécurité, notamment en ce qui concerne le stockage des informations personnelles des trinômes. Demandez la politique de confidentialité de l’éditeur de logiciel. Avant de choisir un livret d’un éditeur, renseignez-vous sur les sous-traitants potentiels et à la nature du contrat.
7- Mises à jour régulières
Optez pour une solution qui propose des mises à jour régulières du contenu et de la plateforme pour rester à jour avec les dernières tendances et technologies éducatives. Les éditeurs améliorent leurs services, assurez-vous que la transparance des informations est fluide. Par exemple, l’éditeur peut proposer une newsletter des nouvelles fonctionnalités ou proposer des rendez-vous de présentation de mises à jour.
Evidement, si vous utilisez un ERP, les mises à jour des informations doivent être faites régulièrement, par exemple tout les jours, idem pour la sauvegarde des données. Le contenu pédagogique qui est amené à être modifié au besoin, doit se mettre à jour pour toutes les sessions concernées.
8- Intégration avec d'autres systèmes
Vérifiez la facilité d’intégration du logiciel avec d’autres systèmes déjà en place dans votre entreprise, tels que les systèmes de gestion des apprenants (LMS) ou les outils de collaboration via des connections API. Les livrets peuvent également se connecter à un ERP comme Ypareo, Aimaira, SC-Form…. ou à plusieurs ERP si vous avez plusieurs type de contrats. Si vous n’avez pas de ERP, les livrets peuvent se connecter à votre CRM.
Vous utilisez un logiciel de signature électronique comme Edusign et vous souhaitez l’intégrer à un LEA ? Vérifiez que l’éditeur peut se connecter. De même pour les open badges comme BC Diploma ou Open Badge Factory ou encore Moodle.
9- Support technique et formation
Avant de choisir votre livret d’apprentissage, certifiez-vous que l’éditeur de logiciel propose un support technique fiable et des sessions de formation.
Le support technique doit promettre une assistance en temps réel par une vrai personne le cas échéant. Si le problème technique intervient le week-end par exemple, il doit être pris en charge dès le lundi matin. Une base de connaissance doit également être accessible pour les utilisateurs quel qu’ils soient (sous forme de bibliothèque d’aide en ligne, vidéos…). Evidemment, l’éditeur de logiciel doit vous proposer différents canaux de communication pour du support. Par exemple, vous pouvez utilisez avec lui un chat en ligne directement sur la plateforme, des vidéos, des emails, des visio ou encore un appel direct.
Au niveau des formations, assurez-vous que l’éditeur en propose pour les administrateurs de la plateforme à minima. Pour allez plus loin et engager les utilisateurs, vous pouvez exiger des formations pour les responsables de formation ou encore des formations continue au besoin suite à de nouvelles fonctionnalités. Pour les utilisateurs finaux (tuteurs école, tuteurs entreprise) vous pouvez demander à l’éditeur d’intervenir pour présenter les livrets.
10- Retour d'expérience client
Enfin, consultez les retours d’expérience d’autres clients. Les témoignages et les références peuvent fournir des informations précieuses sur la satisfaction des clients et l’efficacité du livret électronique d’apprentissage. Vous pouvez lire les cas clients et les témoignages sur les sites des éditeurs, regarder des vidéos témoignages sur youtube ou encore lire les recommandations sur les pages produits linkedin.
Pensez à vérifier notamment les avis des CFA qui vous ressemble. Cela peut être au niveau de la taille (grands groupe), du secteur d’activité, du besoin de sécuriser Qualiopi ou encore des entrées/sorties permanentes.
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