La certification Qualiopi est devenue incontournable pour les organismes de formation en France. Reconnaissant la nécessité d’assurer une qualité optimale dans le domaine de la formation professionnelle, le gouvernement a mis en place cette certification. Bien que cette initiative vise à garantir des prestations de qualité, elle peut également être source de défis pour les organismes de formation. Dans cet article, nous allons explorer comment anticiper les difficultés potentielles lors de la préparation et le passage de la certification Qualiopi. Que vous soyez déjà en train de vous préparer pour l’audit ou que vous envisagiez de vous lancer dans ce processus, il est essentiel de comprendre ces défis potentiels pour mieux les surmonter. Découvrons ensemble les clés pour naviguer avec succès dans ce paysage exigeant de la formation professionnelle certifiée.

Anticiper les difficultés de Qualiopi : les indicateurs flous

Anticiper les difficultés relatives à Qualiopi passe par une bonne organisation et une bonne gestion des documents de preuves pour chaque indicateur. Cependant, aucun élément pour la gestion de vos documents n’est mentionné par les documents officiels de la certification. Tournez-vous vers votre auditeur pour qu’il confirme que vous avez la bonne démarche en terme d’archivage ou d’identification de documents.

Les indicateurs Qualiopi ne sont de prime abord ni très attirants, ni très accessibles. Le guide de lecture du référentiel qualité ne doit pas vous décourager ! Diversifiez vos sources d’informations, de très nombreux articles sont écrits sur les indicateurs et de plus en plus d’auditeurs produisent de la documentation pour décrypter Qualiopi. Ayez une attention toute particulière pour les indicateurs qui posent le plus de problèmes. Il s’agit des indicateurs 1-2 et 26 : 

  • Indicateur 1 : Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
  • Indicateur 2 : Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.
  • Indicateur 26 : Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

Le recueil des appréciations des financeurs peut paraître difficile à obtenir, puisqu’ils n’interviennent pas directement dans les prestations. Cependant, à la place d’envoyer des mails et des relances de mails qui restent sans réponses, prévenez les en amont lors d’un rdv ou d’un appel. De cette façon, ils seront plus à même de répondre à vos sollicitations, après une première approche.

Les conséquences des indicateurs flous

La certification Qualiopi est vu comme une contrainte, en raison des nombreuses zones de flous dû à des indicateurs très peu accessibles.  La certification cause un empilement de documents qui n’ont pas forcément de cohérence ou de pertinence, dont la gestion est une plaie, mais dont l’existence va permettre d’obtenir la conformité en audit. Avec l’empilement de documents, vous ne pouvez pas ou difficilement détecter s’il manque des preuves pour les indicateurs et vous risquez une non-conformité.

Pour ne pas se laisser envahir par de la paperasse inutile, essayez un exercice de mise en perspective. Seul avec votre équipe ou avec l’aide d’un auditeur, saisissez-vous de la question : pourquoi la certification qualiopi contient cet indicateur ? L’idée est de comprendre le sens des demandes de Qualiopi, la cohérence entre tous les indicateurs et pourquoi ils sont importants et existants.

Anticiper les difficultés avant votre audit

Anticiper les difficultés liées à Qualiopi est un processus qui exige une réflexion minutieuse et une préparation méticuleuse pour s’assurer que votre organisme de formation réponde aux critères de qualité requis. Cela consiste à identifier les zones potentielles de non-conformité et à mettre en place des stratégies pour les surmonter. Concrètement, vous pouvez mettre en place un processus documenté pour ne pas passer des heures à l’approche de votre audit à récupérer tous les documents dont vous avez besoin. La qualité pédagogique, la formation et la sensibilisation du personnel, ainsi que la collecte et l’analyse de la satisfaction des apprenants sont à prendre en compte dans ce processus.

En prenant le temps d’anticiper les défis possibles, vous serez mieux préparé à l’audit Qualiopi, ce qui augmentera vos chances de réussite et renforcera la qualité de vos prestations de formation professionnelle.

Les non-conformités résultent souvent d’un manque de preuves pour les indicateurs associés. Pour palier le problème, rapprochez-vous de votre auditeur pour effectuer un audit blanc. Lors de cet audit, vous allez repérer toutes les non-conformités. Vous n’aurez plus qu’à récolter tous les documents nécessaires et appliquer des actions correctives pour votre audit.

Mettez régulièrement du temps dans votre agenda pour contrôler et avancer sur Qualiopi, pour ne pas vous précipiter à l’approche de votre audit dans le stress. Une bonne organisation et de la rigueur vous évitera d’oublier des documents et preuves à fournir.

Facilitez-vous la vie en optant pour des outils numériques pour gérer vos formations. Oubliez les feuilles volantes ou les tableurs Excel dans tous les ordinateurs de vos collègues. L’utilisation d’un logiciel regroupant des documents utiles pour la certification vous fera gagner un temps précieux. Vous pouvez par exemple opter pour un LMS, ou encore un livret électronique d’apprentissage pour valider simplement des indicateurs, en montrant votre plateforme à l’auditeur.

Qu’est-ce que la qualité et à quoi ça sert ?

Une démarche qualité dans un organisme de formation atteste que les services et les formations sont conformes aux exigences françaises. La conformité à une certification permet de diffuser une image de marque sérieuse et qualitative. La satisfaction des clients ou des parties prenantes est un bénéfice non négligeable pour la pérennité de l’organisme.Une bonne réputation permet à la fois d’augmenter son volume d’apprenants et à la fois d’augmenter le volume de partenaires entreprise pour de futurs contrats. De plus, une démarche qualité permet l’amélioration continue de tous ces services et de fils en aiguille d’augmenter son chiffre d’affaires.

Il est important de souligner que l’auditeur qualiopi n’est pas là pour vous piéger ou ne pas vous donner la certification. Gardez à l’esprit que ce n’est pas grave si vos formations ne sont pas parfaites pour répondre à Qualiopi. Votre réflexion, le fait que vous ayez repérer une non-conformité et les actions correctives associées vous ferons passer d’une non-conformité majeur à une non-conformité mineure. Votre auditeur est un garant de la qualité de vos formation bien que la dimension stratégique et le sens des indicateurs ne soit pas explicite.

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