En tant que CFA, soigner sa relation entreprise permet à l’étudiant de réussir son parcours d’apprentissage. Après la signature du contrat, cette relation évolue pour devenir un pilier fondamental de l’expérience professionnelle de l’alternant. En tant qu’école soucieuse de la réussite de ses étudiants, il est essentiel de les préparer à optimiser cette relation dès le début de leur immersion en entreprise. En s’appuyant sur notre expertise en tant qu’éditeur de logiciel proposant un livret d’apprentissage, nous explorerons les meilleures pratiques pour favoriser une collaboration fructueuse entre l’étudiant, l’école et l’entreprise d’accueil.
Une communication fluide et transparente pour soigner sa relation entreprise
Dans le processus d’avancement du contrat
Il n’y a pas de secrets, pour qu’une relation soit stable, il faut que la confiance règne ! Pour cela, il faut absolument tenir informé les maitres d’apprentissage de l’avancement du dossier entre vous. Vous pouvez notamment leur donner le plus d’informaion possible et leur donner des documents utiles. Dès la signature du contrat, il faut l’inclure dans un espace dédié au suivi de son apprenti, comme un livret d’apprentissage.
Sur le déroulé de la formation
Les étapes et point de suivi de la formation vont se retrouver dans le calendrier de temps fort du livret d’apprentissage. Disponible dès la signature du contrat au maitre d’apprentissage, cela lui permet de s’organiser et d’anticiper éventuellement de la préparation et du temps. Le maitre d’apprentissage peut au besoin écrire un commentaire sous un rapport pour avoir plus de renseignement ou utiliser la messagerie du livret.
Sur la vie de l’apprenant en cours
Pendant les périodes en cours de l’apprenant, le maitre d’apprentissage peut connaitre les absences / présences grâce au livret de suivi. De même, le maitre d’apprentissage a accès aux retards de son apprenti et des raisons fournies (justifiées ou non).
Un accompagnement du tutorat entreprise dès le début du contact
Une prise en charge personnalisée
Dès le premier contact avec une entreprise, le CFA se doit d’instaurer une relation de confiance. Pour cela, un suivi personnalisé et adapté à l’interlocuteur doit s’instaurer. Dans un livret d’apprentissage, les informations sur l’entreprise, l’apprenant et le contrat (les différentes missions) sont renseingées. Des points de suivi à date variables ou fixes, en fonction des besoins sont visibles via un calendrier de temps fort.
De la documentation spécifique à l’utilisateur
Le livret d’apprentissage permet de créer des pages personnalisées en fonction de l’utilisateur. Encore mieux, il permet de créer plusieurs pages personnalisées en fonction des besoins. (une page d’accueil, une page de ressouces, une page d’information…). De la documentation spécifique comme un guide de « Comment être un bon tuteur » est appréciée par les utilisateurs. Sur Campus Skills, des pages personnalisées avec des ressources pédagogiques sont à disposition comme modèle pour les CFA.
Des réunions d’information
Pour soigner votre relation entreprise, tenir informé les maitres d’apprentissage est un pré-requis. Pour cela, des réunions d’information sont un bon moyen de capter l’attention de tous les maitres d’apprentissage d’un coup. Cependant, vous avez 100% de chance qu’au moins l’un deux ne puisse pas être présent, ni ne se connecte à votre visio le cas échéant. Sur le livret d’apprentissage, vous avez la possibilité de créer un rapport dit au fil de l’eau en plus pour un contrat (pour le maitre d’apprentissage qui ne s’est pas présenté). Vous allez alors pouvoir lui faire un compte rendu de la réunion et de lui donner des documents, comme l’enregistrement vidéos ou autre… Sinon, vous pouvez créer un rapport spécifique à la réunion d’information, que l’entreprise devra lire et signer.
Anticiper les besoins des entreprises pour soigner sa relation
N’attendez pas que les maitres d’apprentissage vous demande des informations sur leur alternant. Anticiper les besoins des entreprises en leur fournissant toutes les informations nécessaires en avance. Vous pouvez notamment leur mettre à disposition le planning des cours pour qu’ils sachent ce que va voir leur apprenti au cours de l’année. De cette façon, ils pourront adapter les missions demandées. De même, vous pouvez leur proposer un questionnaire de satisfaction dans lequel vous allez demander si l’entreprise souhaite recruter des alternants l’année prochaine et si le maitre d’apprentissage souhaite être accompagné dans ce processus.
Un CFA proche des entreprises
Une bonne relation entreprise passe par un accompagnement et une disponibilité des équipes du CFA. Le livret d’apprentissage de Campus Skills, vous permet de regrouper les demandes de rendez-vous en plus d’un tuteur à un autre ou d’un apprenant au tuteur école et de consigner ce rapport (téléphone, physique ou visio). Le livret propose également un support directement intégré grâce à un chat et grâce à une bibliothèque d’aide en ligne regroupant des articles pour tous les utilisateurs.
Prévention des ruptures
La prévention des ruptures de contrats est essentielle pour augmenter le nombre de vos apprentis d’année en année. Pour cela, sur le livret d’apprentissage, vous êtes notifié par mail dès qu’un apprenant ne se sent pas bien lors d’un rapport (rapport d’intégration à 45 jours par exemple). De même, si la validation de compétences est très faible ou mauvaise, vous êtes alertés de la même manière. Des questions spécifiques aux risques de ruptures peuvent être placées dans les questionnaires à destination des tuteurs entreprises et apprenants.
Des outils adaptés aux entreprises
Une plateforme dédié au suivi des apprentis
Une plateforme spécialisée dans le suivi de l’apprentissage comme Campus Skills permet de meilleurs résultats dans la complétude et l’engagement des membres du trinôme. En effet, le livret d’apprentissage est le « répertoire » de toutes les actions, tous les documents et de tous les comptes rendus concernant le trinôme. Il s’agit donc d’un extranet indispensable de communication et de relation pour les CFA et les entreprises partenaires.
Une application mobile pour le suivi de l’apprentissage
Une application mobile permet aux utilisateurs de gagner du temps dans les actions à effectuer pour le suivi et dans le lieu de la réalisation. En effet, une application permet de réaliser les tâches (création de rapport, signature…) n’importe où et n’importe quand ! De plus, ces actions sont très rapide et facile à effectuer, en 1 clic.
L’application mobile et web garantissent la transparence dans les informations apportés par le trinôme. C’est à dire que les informations sont fiables en venant à la fois du CFA (avec les contrats) et à la fois des membres du trinôme (pour l’évaluation de compétences ou les expériences retranscrites).
Enfin, la complétude des temps forts est considérablement améliorée grâce à une application mobile. Les alertes / notifications push et dates limites permettent d’engager les utilisateurs et de les inciter à compléter leur rapport dès qu’ils le voient (dans les transports, sur le lieu de travail, en ligne ou hors ligne..).
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