Depuis quelques années, une accélération de la digitalisation est en marche dans le monde de la formation, historiquement porté par l’ERP. Aujourd’hui le développement des Edtechs permet de constituer un écosystème de plateformes permettant de répondre plus précisément aux enjeux métiers : pédagogie, qualiopi, facturation.
Les organismes de formation multiplient l’achat des outils, pouvant mener à une fragmentation des plateformes. Sans une intégration entre elles réussie, la transformation digitale n’est pas optimale et ne permet pas d’avoir les rendements attendus.
La configuration de la synchronisation ERP
La bonne tenue de la base de données sur l’ERP est un enjeu majeur à la réussite de la synchronisation avec la plateforme Campus Skills. En effet, les deux plateformes étant reliées, toute donnée manquante ou avec des erreurs se reporte dans le Livret Électronique d’Apprentissage.
L’équipe de Campus Skills vous accompagne dans la configuration dans la synchronisation de votre ERP avec le Livret Électronique d’Apprentissage. Pour ce faire un rdv est organisé entre votre équipe SI et la nôtre.
Vérification des données
Une fois que la synchronisation est active sur la plateforme, les utilisateurs apparaissent dans les sessions. Lorsqu’un contrat est manquant sur la plateforme Campus-Skills, il est possible de connaitre la raison. Pour ce faire, il suffit de se connecter à son compte administrateur, et de se diriger sur l’onglet Synchro ERP dans la configuration.
Dans la synchronisation ERP, un onglet « données » contient un tableau des contrats intégrés avec toutes les données récupérées et un tableau des contrats non-intégrés et la raison. Il est possible de faire une recherche pour trouver le contrat qui nous intéresse par nom. Le tableau des contrats non intégrés donne le nom de l’apprenant concerné, la formation dans laquelle il est renseigné et la cause de la non-intégration.
Typiquement, cela peut-être que le contrat n’a pas d’entreprise associée, ou qu’il manque l’email du tuteur entreprise. Une fois que le problème a été identifié, il suffit de se connecter sur l’ERP et de compléter les informations manquantes. Le jour suivant, les informations seront à jour sur la plateforme Campus-Skills.
Historique des données
La plateforme Campus Skills consigne tous les changements dans l’intégration des données jour après jour. Après l’identification d’un problème et sa correction dans l’ERP, le jour suivant sur la plateforme, dans l’onglet « Historique », vous pouvez tracer les modifications. Voici un exemple ce que vous pouvez trouver dans cet onglet.
Si vous avez repéré un contrat non intégré le 31 mars sur la plateforme, que vous avez identifié la raison et que vous avez fait les modifications nécessaires sur l’ERP, le jour suivant, sur Campus Skills (le 1er avril) un ajout apparaît. Il est possible de cliquer sur cet ajout et vérifier qu’il s’agit du bon apprenant avec les bonnes informations.
Modification des données
Au cours de l’année de formation, il est possible de vous souhaitiez faire des modifications dans votre ERP et que cela se retrouve dans la plateforme Campus Skills. Bonne nouvelle, c’est justement l’utilité de la synchronisation ERP !
Pour effectuer des modifications comme le changement de coordonnées d’un tuteur entreprise par exemple, il ne faut pas toucher la plateforme et les contrats de Campus Skills manuellement, cela désynchroniserait votre base de données. Par exemple le jour suivant les modifications, deux contrats seront sur la plateforme pour le même apprenant, puisque le contrat se sera mis à jour via l’ERP et via la saisie manuelle.
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