Depuis quelques années, une accélération de la digitalisation est en marche dans le monde de la formation, historiquement porté par l’ERP. Aujourd’hui le développement des Edtechs permet de constituer un écosystème de plateformes permettant de répondre plus précisément aux enjeux métiers : pédagogie, qualiopi, facturation.
Les organismes de formation multiplient l’achat des outils, pouvant mener à une fragmentation des plateformes. Sans une intégration entre elles réussie, la transformation digitale n’est pas optimale et ne permet pas d’avoir les rendements attendus.
ERP et livret : éviter les doublons d'information et de saisi
L’utilisation simultanée de plusieurs logiciels peut entraîner des incohérences et des erreurs dans les données. L’intégration d’un ERP va au-delà de l’élimination des doublons. Elle permet également d’optimiser les processus métier en automatisant les tâches répétitives et en fournissant des analyses en temps réel. Cela libère du temps pour les équipes, réduit les risques d’erreurs et améliore l’efficacité opérationnelle globale.
Chez Campus Skills, les coordonnées des trinôme et les contrats sont directement liés à votre ERP. Pour chaque contrat non intégrés, la plateforme vous donne la raison de l’échec, que vous pouvez modifier dans l’ERP pour une actualisation sur le LEA le lendemain.
Quel ERP est compatible avec Campus Skills ?
Campus Skills se connecte à plusieurs ERP comme Ypareo, SC-Form, Aimaira, Gestibase, 4D, Hyperplanning et Apogée. Cependant, des synchronisations dites « custom » sont également possibles. Une synchronisation custom signifie qu’une synchronisation est faite sans ERP, mais sur le même principe de récupérer les coordonnées des trinômes. En effet, cela peut être fait avec un CRM (où vous contrôlez l’exactitude des données) qui va pousser les informations directement sur le livret d’apprentissage. Contrairement à une synchronisation habituelle où Campus Skills vient récupérer les données dans les ERP, c’est votre logiciel qui pousse les données à Campus Skills.
La configuration de la synchronisation ERP
La bonne tenue de la base de données sur l’ERP est un enjeu majeur à la réussite de la synchronisation avec la plateforme Campus Skills. En effet, les deux plateformes étant reliées, toute donnée manquante ou avec des erreurs se reporte dans le Livret Électronique d’Apprentissage.
L’équipe de Campus Skills vous accompagne dans la configuration dans la synchronisation de votre ERP avec le Livret Électronique d’Apprentissage. Pour ce faire un rdv est organisé entre votre équipe SI et la nôtre. La configuration se passe sur la plateforme, où vous pouvez définir en direct les conditions de la synchronisation. Par exemple, vous allez définir les programmes de formation, les classes et les années à synchroniser.
Vérification des données
Une fois que la synchronisation est active sur la plateforme, les utilisateurs apparaissent dans les sessions. Lorsqu’un contrat est manquant sur la plateforme Campus-Skills, il est possible de connaitre la raison. Pour ce faire, il suffit de se connecter à son compte administrateur, et de se diriger sur l’onglet Synchro ERP dans la configuration.
Dans la synchronisation ERP, un onglet « données » contient un tableau des contrats intégrés avec toutes les données récupérées et un tableau des contrats non-intégrés et la raison. Il est possible de faire une recherche pour trouver le contrat qui nous intéresse par nom. Le tableau des contrats non intégrés donne le nom de l’apprenant concerné, la formation dans laquelle il est renseigné et la cause de la non-intégration.
Typiquement, cela peut-être que le contrat n’a pas d’entreprise associée, ou qu’il manque l’email du tuteur entreprise. Une fois que le problème a été identifié, il suffit de se connecter sur l’ERP et de compléter les informations manquantes. Le jour suivant, les informations seront à jour sur la plateforme Campus-Skills.
Historique des données
La plateforme Campus Skills consigne tous les changements dans l’intégration des données jour après jour. Après l’identification d’un problème et sa correction dans l’ERP, le jour suivant sur la plateforme, dans l’onglet « Historique », vous pouvez tracer les modifications. Voici un exemple ce que vous pouvez trouver dans cet onglet.
Si vous avez repéré un contrat non intégré le 31 mars sur la plateforme, que vous avez identifié la raison et que vous avez fait les modifications nécessaires sur l’ERP, le jour suivant, sur Campus Skills (le 1er avril) un ajout apparaît. Il est possible de cliquer sur cet ajout et vérifier qu’il s’agit du bon apprenant avec les bonnes informations.
Modification des données
Au cours de l’année de formation, il est possible de vous souhaitiez faire des modifications dans votre ERP et que cela se retrouve dans la plateforme Campus Skills. Bonne nouvelle, c’est justement l’utilité de la synchronisation ERP !
Pour effectuer des modifications comme le changement de coordonnées d’un tuteur entreprise par exemple, il ne faut pas toucher la plateforme et les contrats de Campus Skills manuellement, cela désynchroniserait votre base de données. Par exemple le jour suivant les modifications, deux contrats seront sur la plateforme pour le même apprenant, puisque le contrat se sera mis à jour via l’ERP et via la saisie manuelle.
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