Plateforme clé en main : Les étapes du paramétrage

Présences à quelques rendez-vous

Aucune action de paramétrage n’est requise par vous sur la plateforme pour la première année. Vous êtes accompagné de A à Z par nos experts. Cependant, pour que la plateforme soit 100% à votre image, il vous est demandé d’assister à 3 RDV de suivi, afin de fournir toutes vos spécificités, documents, besoins et de valider le travail de configuration. Un grand groupe de plusieurs écoles dispose d’un représentant qui fait le lien entre les campus et les équipes de Campus Skills. Ces rendez-vous sont un minimum pour un bon suivi de projet, cependant, des points peuvent s’ajouter en fonction des besoins pour toute question ou demande particulière.

Transmission des informations et des contenus

Les contenus qui font votre suivi d’apprentissage, vous sont récupérés (contrats d’apprentissage ou clés d’accès au logiciel de gestion, fichiers Excel, documents et processus de suivi, titres RNCP des formations, groupes, classes et intitulés de formation).

Points de validation

Une fois la plateforme configurée selon vos souhaits et besoins, un point de validation avant lancement est programmé. Ce point permet d’apporter les derniers ajustements et caler une date de formation pour vos équipes pédagogiques.

Lancement du projet

Le lancement se fait au jour demandé directement sur la plateforme. Des emails d’invitation sont directement envoyés proposant aux futurs utilisateurs de se créer un compte et de télécharger l’application mobile.

Un livret de suivi permet de faire le lien entre l’école et l’entreprise. Pour créer un lien fort et que les parties prenantes complètent correctement le suivi demandé, il convient de proposer un environnement aux couleurs de l’école, pour créer de la confiance.

Une plateforme à votre charte graphique, avec votre nom et URL personnalisés augmentent l’engagement des utilisateurs. Des pages d’accueil en fonction de l’utilisateur sont également très appréciées, pour donner de l’information personnalisée et toujours aux couleurs du CFA.

L’intégration des contrats d’apprentissage se fait de deux manières possibles. Soit l’organisme de formation possède un logiciel de gestion interne (Ypareo, SC-Form, Aimaira, Salesforce…) qui peut être connecté à Campus Skills, soit les contrats sont intégrés manuellement.

Les contrats intégrés automatiquement permettent un gain de temps non négligeable, notamment pour les grandes structures. Les informations sont actualisées tous les jours et permettent à la fois d’éviter les erreurs de saisie et les doubles saisies, mais également de repérer les erreurs dans la base de données initiale. Campus Skills propose des synthèses des échecs de synchronisation des données avec la raison de l’échec (adresse mail manquante, pas de tuteur associé…).

 Pour la version manuelle, un tableur Excel est rempli pour s’ajouter à la plateforme. Au besoin, des actions unitaires peuvent s’appliquer (archiver un contrat, ajouter un nouveau contrat…).

Pour le lancement de votre CFA ou si vous ne souhaitez pas reprendre votre suivi actuel, Campus Skills propose des processus complets. Ceux-ci contiennent les points indispensables qui fonctionnent chez nos clients et qui sont indispensables pour le type de suivi souhaité (qualité, pédagogique…).

Si vous possédez déjà un processus existant au sein de votre CFA, qui soit suffisamment synthétique pour convenir à l’ensemble de vos sessions, vous pouvez le retrouver tel quel sur la plateforme.

Différents types de rapport sont possibles comme des questionnaires, des rapports laissant de la place pour du texte ou encore des rapports facultatifs. Le CFA choisi les ajustements à apporter en fonction de ses besoins, comme cacher un rapport à tel ou tel personne ou ajouter un bouton de demande de rdv supplémentaire.

Les référentiels de compétences des formations sont directement implantés sur la plateforme via un connecteur France Compétences développé par Campus Skills. Les erreurs sont évitées et le temps des équipes est optimisé. Cependant, si vous souhaitez retravailler les référentiels à votre convenance, c’est également possible de fournir aux équipes un tableur excel de votre nouveau référentiel.

De même, si vous souhaitez ajouter des softskills à votre référentiel, vous pouvez transmettre le document pour l’ajouter manuellement dans vos sessions de formation.