L’accès au label qualité Qualiopi est conditionné par la conformité à 7 critères comprenant 32 indicateurs. Dans cet article, nous détaillons l’indicateur 13 du critère 3 « Accueil, Accompagnement, Suivi et Evaluation ». L’indicateur 13 s’intitule : « Pour les formations en alternance, le prestataire , en lien avec lentreprise , anticipe avec lapprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissa ges réalisés en centre de formation et en entreprise » .

Quel est le niveau attendu de l'indicateur 13 ?

Démontrer qu’un processus formalisé d’articulation des apprentissages en centre et en entreprise est mis en œuvre.

Les obligations spécifiques

Pour les nouveaux entrants, un processus d’articulation des apprentissages est formalisé pour les deux lieux de formation : en centre de formation et en entreprise. La mise en œuvre sera auditée lors de l’audit de surveillance.

Qui est concerné par l'indicateur 13 ?

L’indicateur 13 est réservé aux spécialistes de la formation professionnelle, soit en tant que CFA, soit en tant qu’Organisme de Formation.

Dès qu’il y a une partie pratique en entreprise et une partie théorique en centre, l’indicateur s’applique :

  • Contrat d’apprentissage
  • Contrat de professionnalisation
  • Stages

Les éléments de preuve

Tout outil de liaison entre l’entreprise, le bénéficiaire et le prestataire :

  • Carnet de suivi
  • Preuves de dialogue entre prestataire et tuteurs pour l’adaptation
  • Plannings
  • Comptes rendus d’entretien ou de visite d’entreprise
  • Tableau de bord dématérialisé.

Les non-conformités de l'indicateur 13

Non-conformité mineure :

  • Mise en oeuvre partielle des processus définis

Non-conformité majeure :

  • Absence de processus d’articulation des apprentissages en centre et en entreprise

  • Absence de formalisation ou formalisation partielle du processus d’articulation des apprentissages en centre et en entreprise 

  • Absence de mise en œuvre du processus d’articulation des apprentissages en centre et en entreprise

  • Non respect du rythme d’apprentissage 

Le Livret Electronique d’Apprentissage en réponse à l’indicateur 13

L’organisme de formation ou CFA doit prouver qu’il existe une communication entre les acteurs du trinômes (apprenant, école et entreprise).

Un Livret Electronique d’Apprentissage, démontre qu’un processus d’articulation des apprentissages formalisé est mis en oeuvre. En plus de valider l’indicateur 13, le LEA de Campus Skills couvre 75% des indicateurs, devenant un outil de pilotage global de la certification et des formations. Synthétisez et encadrez vos process sur un seul et même outil, pour un pilotage pour vos équipes et une prise en main facilité.

Les preuves apportées par le livret d'apprentissage Campus Skills

Le dialogue entre les membres du trinôme

Dans le livret électronique d’apprentissage, des zones de commentaires  sont présentes pour chaque compétence du référentiel de la formation et sous chaque rapport à remplir au cours de l’année (présents dans le calendrier de rapports défini par l’organisme de formation). Les commentaires peuvent être écrits pas n’importe quel membre du trinôme et sont visibles par tous.

 Un calendrier de temps forts et rapport partagé

Le nombre de rapports/temps forts est défini par l’organisme de formation. Des rapports dits « libres » ou des questionnaires de satisfaction par exemple peuvent être créés. L’organisme de formation défini la visibilité des rapports à tous les membres du trinôme où à une partie seulement. Par exemple, un rapport d’étonnement pourra être visible uniquement par l’apprenant et le tuteur école pour préserver la confidencialité du rapport. Seul le tuteur école peut voir tous les rapports, même s’ils sont cachés pour une partie prenante.

Des rapports non-obligatoires peuvent être proposés à l’équipe pédagogique en plus. En effet, des rapports au fils de l’eau peuvent être visibles (si l’organisme de formation le souhaite) uniquement pour les tuteurs école et ils vont rester dans le calendrier uniquement lorsqu’ils sont remplis. En d’autres termes, ces rapports n’ont pas de dates fixes ou relatives et se trouvent toujours à la date du jour dans le calendrier de temps forts.

Les plannings

Chez Campus Skills, un organisme de formation à deux choix pour intégrer ses plannings sur la plateforme. La première option consite à déposer le planning sous format PDF ou en lien directement sur la page d’accueil personnalisée pour les utilisateurs (apprenants et/ou tuteur entreprise). La deuxième option est une intégration avec l’ERP de l’organisme de formation (comme Ypareo, aimaira ou autre) pour retranscrire directement les plannings et leurs modifications sur la plateforme au cours de l’année.

Les comptes rendus de visite / Visite d’entreprise

Les comptes rendus de visites peuvent se remplir directement dans un rapport au sein du calendrier de temps fort. Au besoin, le compte rendu peut être non-obligatoire pour ne pas recevoir de notification par mail si la visite d’entreprise n’a pas été faite ou si elle a été déplacée.

Sur la plateforme Campus Skills, les utilisateurs (les tuteurs entreprise ou les aprenants) peuvent faire une demande de rendez-vous en plus de ceux qui sont prévu initialement par le centre de formation. De cette façon, un membre du trinôme peut partager facilement ses difficultés, ou demander des informations supplémentaires.

Les tableaux de bord dématérialisés

Des tableaux de bord récapilutant les actions à effectuer sur la plateforme (remplir ou signer un rapport par exemple) sont disponibles pour les tuteurs école et les tuteurs entreprise. De cette façon, les utilisateurs n’ont pas à chercher l’emplacement exacte de l’action et l’apprenant correspondant. Il s’agit d’un gain de temps et une facilité de pilotage de l’année en cours (actions en retard, à faire rapidement et à faire plus tard).

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