Quelle quantité de travail prévoir avec la mise en place d’un logiciel de suivi des apprentissages ?

Cadrage et préparation 

Le cadrage constitue la première étape de la mise en place d’un logiciel de suivi des apprentissages. Il s’agit d’un moment stratégique permettant d’aligner les besoins des équipes pédagogiques, administratives et relation entreprise avec les fonctionnalités proposées. Concrètement, une réunion d’une heure avec le prestataire suffit pour transmettre les informations essentielles et définir les attentes prioritaires. À l’issue de cet échange, un rétroplanning est créé afin de structurer les prochaines étapes et donner de la visibilité. Cette phase garantit que les référentiels de compétences, les parcours de formation et les rôles utilisateurs seront bien intégrés. En investissant une courte préparation, le CFA sécurise la réussite du projet tout en limitant la charge de travail initiale.

Paramétrage et intégration des données

Le paramétrage et l’intégration des données sont des étapes essentielles pour rendre le logiciel immédiatement opérationnel et adapté au CFA. La bonne nouvelle est que la totalité du paramétrage peut être prise en charge par le prestataire, à condition de le confirmer lors du rendez-vous de démo. Le rôle des équipes internes se limite alors à transmettre les documents nécessaires, comme les numéros des référentiels de compétences, les plannings ou les listes de classes. Cette transmission prend généralement une vingtaine de minutes et constitue la base du travail de préparation. Une fois le paramétrage effectué, une étape de validation permet de vérifier la cohérence et la conformité des informations intégrées. Cette validation demande entre trente minutes et une heure, selon le volume de données concerné. L’investissement demandé aux équipes pédagogiques reste donc limité, tout en garantissant un environnement de travail fiable. En s’appuyant sur l’expertise du prestataire, le CFA gagne du temps et évite des ressaisies fastidieuses.

Formation des équipes au logiciel de suivi des apprentissages

La formation des équipes est assurée directement par le prestataire afin de garantir une prise en main rapide et efficace. En moyenne, il faut prévoir deux heures de formation, organisées en deux sessions distinctes pour faciliter l’apprentissage progressif. Les participants bénéficient également de documents de support clairs et d’une aide en ligne accessible à tout moment. Grâce à cet accompagnement, les formateurs, tuteurs et responsables peuvent utiliser l’outil en toute autonomie dès les premiers jours.

Communication et accompagnement des apprenants et tuteurs externes

La communication auprès des apprenants et tuteurs externes se fait très simplement grâce au logiciel. Il suffit de consacrer environ cinq minutes pour activer les sessions et envoyer automatiquement les invitations par email à tous les utilisateurs. Cette étape légère permet à chacun d’accéder immédiatement à son espace et de découvrir l’outil en toute autonomie. Les premières questions sont généralement limitées, l’interface étant conçue pour être intuitive et facilement compréhensible.

Certains logiciels de suivi des apprentissages offrent des fonctionnalités qui réduisent considérablement la charge de travail pour les CFA. La synchronisation avec les outils IT existants évite les ressaisies fastidieuses des données et garantit leur fiabilité. Des modèles pré-paramétrés, comme des référentiels de compétences ou des parcours types, permettent de gagner du temps dès le démarrage. L’accompagnement proposé par le prestataire, qu’il s’agisse de support client, de hotline ou de formation, facilite l’adoption par les équipes. De plus, une interface intuitive, notamment via une application mobile, limite les sollicitations techniques et rend l’expérience plus fluide pour tous. Ces atouts transforment la mise en place en un processus rapide et moins contraignant qu’attendu.

La mise en place d’un logiciel de suivi des apprentissages représente rapidement un gain de temps considérable pour les équipes. En moyenne, les CFA constatent une réduction de 54% du temps consacré aux tâches administratives. Les reportings, les feuilles de suivi et les tableaux de bord sont générés automatiquement, ce qui limite les ressaisies manuelles. Cette efficacité permet aux équipes pédagogiques de se concentrer davantage sur l’accompagnement réel des apprenants plutôt que sur la gestion de fichiers.

Au-delà du temps gagné, la qualité du suivi s’améliore de manière significative grâce à une centralisation des données. Par exemple, la préparation des commissions d’évaluation peut passer de plusieurs jours de compilation à seulement quelques heures. Les informations sont accessibles en temps réel pour les formateurs, les tuteurs en entreprise et les responsables pédagogiques. Cette fluidité renforce la collaboration entre toutes les parties prenantes et améliore la réactivité face aux besoins des apprenants.

Réussir la mise en place d’un logiciel de suivi repose sur quelques bonnes pratiques simples mais essentielles. Il est recommandé de désigner un référent projet au sein du CFA afin de centraliser les échanges avec le prestataire et coordonner les équipes. L’élaboration d’un planning clair avec des étapes courtes permet d’avancer sereinement et de maintenir l’implication de tous. Enfin, il est important de prévoir des sessions de formation régulières et d’associer rapidement les entreprises partenaires ainsi que les apprenants pour favoriser l’adoption.