Pour qu’un apprenti réussisse son cursus tout en s’épanouissant, il est nécessaire de bien l’accompagner. Le télétravail s’étant imposé et le digital démocratisé, un suivi en ligne est à privilégier par sa praticité et améliorer la relation entreprise et centre de formation. Voici les étapes pour mettre en place un encadrement efficace pour ses apprenants.

1. Définir les enjeux de la formation

Avant de se lancer tête baissée dans le contact des parties prenants, il faut se questionner sur les enjeux du suivi. En effet, l’apprenant a pour but d’obtenir une certification ou un diplôme. Les activités qu’il effectuera devront donc se traduire en évaluation de la part des enseignants et de l’entreprise. Garder en tête que l’apprenant doit apprendre, monter en compétence et valider les objectifs, ce qui est primordial pour l’obtention du diplôme.

2. Préparer des objectifs et compétences à atteindre

Des objectifs clairs et adaptés au parcours de l’apprenant dans le centre de formation et également en entreprise sont à prévoir en amont. Il faut sélectionner les connaissances et compétences que l’apprenant doit assimiler. En effet, les attentes en entreprise ne sont pas les mêmes qu’à l’école. Veillez à bien adapter les objectifs en fonction de la période et des enjeux. Chaque objectif doit être adapté à l’apprenant et SMART (spécifique, mesurable, adapté, réaliste, temporel). Les objectifs à intervalle régulier sont à privilégier. De plus, assurez-vous d’avoir un référentiel de compétences, qui peut-être un titre RNCP. Si vous n’en avez pas, Campus Skills peut vous accompagner à son élaboration.

3. Date d’évaluation en fonction de la formation et de l’entreprise

Une fois que vos objectifs sont définis, il ne vous reste plus qu’à choisir les dates de rencontre entre le centre de formation et l’entreprise. Le but est de s’assurer que l’apprenant s’intègre bien dans l’entreprise et monte en compétences pour valider les objectifs. Si vous n’avez pas encore d’idée de suivi, Campus Skills peut également vous accompagner. Vous pouvez intégrer les évaluations dans les rendez-vous pédagogiques entre les parties et demander de le faire en amont sous forme de préparation au rendez-vous par l’apprenant par exemple.

Sur la plateforme, les dates sont modifiables, à date fixe ou date relative en fonction du contrat, mais une décision rapide définitive permet à l’apprenant et aux tuteurs de s’organiser en conséquence.

4. Conserver les documents

Veillez à bien garder tous vos documents papiers/ PDF pour les transférer à Campus Skills pour déployer le livret au plus vite. Les livrets électroniques de chaque apprenant sont exportables sous format PDF, ainsi que leur progression en termes de compétences. Conserver les documents pour avoir un trace permet également de se faire certifier qualiopi, mais une fois les informations renseignées dans la plateforme, vous allez retrouver le suivi des validations directement sur celle-ci. Tous les livrets électroniques des apprenants sont disponibles pour les administrateurs, même une fois un contrat archivé (fin du contrat, changement de contrat en cours d’année…). 

5. Structurer les réalisations à effectuer

Pour que l’apprenant soit impliqué dans son parcours, vous pouvez fixer des rapports ou réalisations à faire pour illustrer une compétence ou préparer un entretien. Pour la mise en place d’un logiciel de suivi, vous pouvez élaborer des pages d’accueil pour les tuteurs école, entreprise et les apprenants pour leur expliquer leur rôle et les fonctionnalités de la plateforme. Campus Skills met à votre disposition des exemples et peut vous aider à élaborer ces pages (pages de ressources sur les aides à l’apprentissage, page de conseil, page d’aide à l’utilisation du LEA).

6. Un accompagnement sur le long terme

L’encadrement du jeune peut se faire sous forme d’évaluation, de rendez-vous ou de commentaires. En effet, pour chaque compétence à évaluer, les tuteurs et l’apprenant peuvent laisser un commentaire et intégrer un document (photo – vidéo – PDF …). A chaque modification ou signature de dossier, un commentaire est généré automatiquement pour que les autres membres du trinôme en soient informés.

7. Evaluation

Il ne vous reste plus qu’à évaluer vos apprenants ! Que ce soit en terme de compétences ou dans un rapport/ rendez-vous pédagogique, l’évaluation un l’un des tenants de l’apprentissage. L’auto-évaluation par l’apprenant permet de l’engager dans sa montée en compétence et vous permet de savoir où il se situe.

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